Personvern

1. Behandlingsansvarlig

Racedays Timing AS (org.nr. 928 046 079), Steinsåstunet 10, 3530 Røyse, er behandlingsansvarlig for personopplysninger som samles inn gjennom løpsfototjenesten på photo.racedays.run.

Kontakt: tom-erik@racedays.run · telefon 917 83 301.

2. Hvis du er deltaker og ser eller kjøper bilder

Når du søker etter og eventuelt kjøper bilder av deg selv fra et arrangement, behandler vi:

• Startnummer og søk: vi bruker startnummer (og eventuelt navn/klubb der arrangøren har koblet på resultatlisten) til å vise deg relevante bilder.
• Ansiktsgjenkjenning («Finn meg» / selfie-søk): hvert bilde som lastes opp analyseres automatisk med Amazon Rekognition (AWS, EU-region), som lager en digital ansiktsrepresentasjon (biometrisk kjennetegn) av personer på bildet. Denne brukes til å (a) la deg søke deg selv opp med en selfie, og (b) automatisk gjenkjenne at flere bilder viser samme person, slik at riktig rabatt for «flere bilder av samme person» kan beregnes. Representasjonen sammenlignes kun mot bilder fra samme arrangement, lagres ikke som en navngitt profil hos oss, og slettes når bildet eller arrangementet slettes.
• Bildene selv: løpsbilder tatt av fotografer under arrangementet er personopplysninger når du kan gjenkjennes på dem.
• Kontaktinfo ved kjøp: e-postadresse for kvittering og nedlastingslenke.
• «Varsle meg»: dersom du ber om varsel når nye bilder av deg legges ut, lagrer vi e-postadressen din for det formålet frem til arrangementet er avsluttet.
• Betaling: selve betalingen skjer hos Dintero (se pkt. 6) — vi lagrer ikke kortopplysninger.

3. Hvis du er arrangør

Når dere setter opp løpsfototjenesten for et arrangement gjennom onboarding-veiviseren eller arrangørpanelet, behandler vi:

• Konto: e-postadresse og engangskode (OTP) for pålogging, samt sesjon i en sikker informasjonskapsel (HttpOnly).
• Firma- og kontaktopplysninger: firmanavn, organisasjonsnummer, adresse og kontaktperson (navn, telefon) dere oppgir for fakturering og avtaleinngåelse.
• Utbetalingskonto: ved betalte bilder formidles søknad om utbetalingskonto til Dintero (se pkt. 6).
• Avtaleinngåelse: når dere signerer løpsfotoavtalen, behandles navn, e-post, IP-adresse og tidsstempel av vår avtaleleverandør DealFix som bevis for signeringen (se pkt. 6).

4. Hvis du er fotograf

Fotografer som er lagt til et arrangement av arrangøren får en personlig opplastingslenke. Vi behandler:

• Navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuell lenke til sosiale medier arrangøren har registrert for deg.
• Bildene du laster opp, og tidspunkt for opplasting.

5. Formål og rettslig grunnlag

• Avtale med deg (GDPR art. 6 nr. 1 b) – vise og selge løpsbilder, drifte arrangørpanelet, sende varsler du har bedt om.
• Berettiget interesse (art. 6 nr. 1 f) – IT-sikkerhet, misbruksvern og stabil drift av tjenesten.
• Samtykke (art. 6 nr. 1 a) – for valgfrie informasjonskapsler/lagring, og for «varsle meg»-e-post. Kan trekkes tilbake når som helst.
• Ansiktsgjenkjenning (art. 9, biometriske opplysninger) – behandles med grunnlag i ditt eget valg om å bruke selfie-søk, og vår berettigede interesse i å tilby søke- og prisfunksjonalitet innenfor det enkelte arrangement. Vi jobber med å tydeliggjøre samtykkeløsningen for denne funksjonen ytterligere.
• Rettslig forpliktelse (art. 6 nr. 1 c) – bokføringsregler for fakturerte beløp.

6. Hvem vi deler opplysninger med

Vi bruker følgende databehandlere/underleverandører for å levere løpsfototjenesten. Alle er bundet av databehandleravtale i tråd med GDPR kapittel IV:

• Supabase (database, pålogging og fillagring) — EU-region.
• Cloudflare (bildelagring og levering av selve bildefilene).
• Amazon Web Services (Rekognition) (ansiktsgjenkjenning for selfie-søk og gjenkjenning av samme person på flere bilder) — EU-region (Irland).
• Dintero (betalingsformidling for kjøp av bilder og utbetaling til arrangører) — behandler betalingsdata etter eget personvernregelverk.
• DealFix (digital signering av løpsfotoavtaler med arrangører).
• SMTP2GO / Resend (utsending av kvitteringer, varsler og påloggingskoder på e-post).

Vi selger ikke personopplysninger, og deler ikke bilder eller kontaktinfo med andre arrangører enn den du har kjøpt/lastet opp bilder for.

7. Overføring til tredjeland

Underleverandørene over driftes primært innenfor EU/EØS. Der en leverandør likevel innebærer overføring utenfor EU/EØS, sikrer vi avtalegrunnlag som standardkontraktsklausler eller annen godkjent mekanisme.

8. Lagringstid

• Løpsbilder og deltakerkjøp: lagres normalt så lenge arrangementets løpsfotoside er aktiv, med mindre arrangøren eller loven krever noe annet. Ta kontakt for sletteforespørsel knyttet til et bestemt arrangement.
• Arrangørkonto og firmaopplysninger: lagres så lenge dere har en aktiv avtale med oss, og deretter i tråd med bokføringsregler der det gjelder fakturerte beløp.
• Fotograflenker: deaktiveres og kan slettes av arrangøren når arrangementet er avsluttet.

9. Dine rettigheter

Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning av behandling, dataportabilitet der det gjelder, og å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse. Samtykke kan trekkes tilbake når som helst. Ta kontakt med oss for å utøve rettighetene dine.

Du kan også klage til Datatilsynet: datatilsynet.no.

10. Informasjonskapsler

Se Informasjonskapsler for løpsfoto for full oversikt over hvilke informasjonskapsler og lignende lagring vi bruker på photo.racedays.run, og hvordan du styrer samtykke.

11. Endringer

Vi kan oppdatere denne erklæringen ved endringer i tjenesten eller lovkrav. Gjeldende versjon publiseres alltid på denne siden.